Il Project Management reso semplice: OKRs, Lean e Agile per la tua azienda

Hai presente quando, pieni di entusiasmo, dici: “Ok, ho un’idea imprenditoriale fortissima, mi serve solo un po’ di organizzazione”? E poi ti ritrovi sommerso da mille cose, post-it ovunque, deadline che scivolano via come sabbia tra le dita, e una vaga sensazione di star facendo “Project Management”.

Ecco, parliamone.

Partiamo da una cosa: non sono un imprenditore e non ho nessuna certificazione ufficiale da Project Manager appesa al muro.

Sono Tommaso, Marketing Project Manager in Qonto, e prima ancora sono stato Marketing Manager in Scalapay, dove sono entrato come decimo dipendente e ho vissuto in prima linea la trasformazione da startup a scaleup. Negli ultimi 6 anni ho lavorato a stretto contatto con co-founders, PM certificati e team di prodotto, lanciando iniziative in Italia e in Sud Europa, e coordinando progetti complessi che coinvolgevano team interni (marketing, prodotto, sales e customer care) ed esterni.

Non ho la pretesa di insegnarti il Project Management in 5 minuti di lettura, ma voglio condividere un approccio pratico, leggero e concreto; quello che avrei voluto ricevere io quando ho iniziato.

Durante il mio workshop allo StrongHer Business Training 2025, ho provato a mettere ordine tra concetti spesso confusi o dati per scontati: OKRs, Project Management, Lean, Agile.

Questo articolo è un riassunto di quella chiacchierata, pensato per chi sta costruendo qualcosa da zero e vuole farlo con un po’ più di metodo (e un po’ meno ansia).

Definire obiettivi chiari nel Project Management: la base del successo

Partiamo da un presupposto semplice: senza obiettivi chiari e misurabili, qualsiasi sforzo rischia di disperdersi. È un po’ come salire in macchina e guidare a caso. Magari vai anche veloce, ma… dove stai andando?

Due studiosi, Locke & Latham (non preoccupatevi, non serve conoscerli a memoria), hanno individuato 5 regole d’oro per definire obiettivi efficaci. Le condivido spesso perché sono incredibilmente pratiche:

1. Chiarezza: gli obiettivi devono essere specifici. “Voglio crescere” non dice nulla. “Aumentare del 20% le vendite in 3 mesi” invece sì
2. Sfida: devono essere motivanti. Non troppo facili, non impossibili
3. Impegno: se non ti importa davvero, non funzionerà
4. Feedback: serve un modo per capire come sta andando, altrimenti navighi a vista
5. Complessità: più è complesso, più va scomposto in parti gestibili.
   
   

OKRs: il metodo per trasformare gli obiettivi in risultati concreti

Ok, abbiamo capito che servono obiettivi chiari. Ma come li traduciamo in qualcosa di operativo? Entra in scena il metodo OKRs: Objectives and Key Results.

Come funzionano gli OKRs nella gestione progetti?

• Objective = dove vuoi arrivare. È la direzione, deve essere ispirazionale ma concreta
• Key Results = come misuri i tuoi progressi. Devono essere numerici, chiari, e sfidanti

Per esempio:

• Obiettivo: Lanciare il mio nuovo servizio di consulenza finanziaria
  • KR1: Ottenere 50 iscritti al webinar di lancio
  • KR2: Convertire almeno 10 clienti paganti entro 2 mesi
  • KR3: Raccogliere 20 testimonianze entro fine trimestre
    
    

OKRs vs Iniziative: qual è la differenza?

Qui entra la differenza fondamentale tra:

• Key Results = risultati da raggiungere
• Iniziative = azioni concrete che metti in campo per raggiungerli

Esempio:

• KR: “Aumentare del 15% la conversione sul sito”
• Iniziativa: “Creare una nuova landing page ottimizzata e testarla con un A/B test”
  
  

Quando implementare gli OKRs nella tua azienda?

La maggior parte delle aziende li definisce su base trimestrale, ma puoi adattarli al ritmo del tuo progetto. Importante:

• Condividili con chi lavora con te
• Rivedili ogni mese
• Fai una retrospettiva alla fine del trimestre

Gli OKRs funzionano se non li lasci in un cassetto, ma li usi davvero per guidare le priorità.

Cos’è davvero il Project Management?

Se gli OKRs ti aiutano a capire cosa vuoi ottenere, il Project Management è ciò che ti permette di arrivarci. È quel passaggio che trasforma l’idea in task concreti. In pratica, dal “sogno” all’azione.

Gestire un progetto vuol dire:

• Capire cosa va fatto
• Suddividerlo in attività gestibili
• Coordinare persone, tempi e risorse
• Tenere tutto sotto controllo (senza diventare maniaci del controllo)

Non serve essere "super organizzati", serve solo un metodo e gli strumenti giusti. E qui arrivano due grandi alleati: Lean e Agile.

Lean vs. Agile: guida pratica per imprenditrici in partenza

Due parole che spesso sentiamo nei contesti startup, ma che raramente vengono spiegate bene. Ecco un mini bignami:

Metodologia Lean: fai di più con meno risorse

In cosa consiste?

• Eliminare gli sprechi
• Concentrarsi su ciò che genera reale valore per il cliente
• Iterare e migliorare costantemente

Applicazione concreta in una startup:

• Prima di sviluppare l’app dei tuoi sogni, crea una landing page. Vedi se qualcuno ci clicca, se lascia l’email, se è disposto a pagare
• Questo è un MVP (Minimum Viable Product): il modo più semplice per testare un’idea senza spendere mesi a costruirla

Quando usarlo? Perfetto nelle prime fasi, quando hai più domande che certezze.

Metodologia Agile: flessibilità e feedback costante

In cosa consiste?

• Lavorare per piccoli sprint (1-2 settimane)
• Coinvolgere il cliente e raccogliere feedback frequente
• Adattarsi, correggere, migliorare

Esempio pratico:

• Ogni mattina fai una daily standup da 15 minuti con il tuo team (anche se è un team da 2)
• Usi una Kanban board (Trello, Notion...) per tenere traccia di cosa è in corso, cosa è in pausa, cosa è completato

Quando usarlo? Quando stai costruendo o migliorando qualcosa di continuo, come un prodotto o servizio.

Integrare Lean e Agile nel tuo business: strategie efficaci

Non è una gara. Non devi scegliere tra Lean o Agile. Anzi, spesso funzionano meglio insieme:

• Parti Lean: testa l’idea, capisci se ha senso
• Prosegui in Agile: costruisci il prodotto, miglioralo sprint dopo sprint
  
  

Come applicare Lean e Agile nel quotidiano della tua impresa:

• Daily standup: ogni giorno, 15 minuti per allinearsi
• Kanban board: per visualizzare il flusso di lavoro
• Retrospettive mensili: per capire cosa migliorare
• Obiettivi trimestrali (OKRs): per non perdere mai la direzione

Per concludere...

Fare impresa non è solo avere una bella idea. È saperla portare avanti, giorno dopo giorno, con metodo. Gli OKRs ti aiutano a capire dove vuoi andare. Il Project Management ti dice come arrivarci. E Lean e Agile sono il tuo zaino da viaggio: leggeri, pratici, indispensabili. La parte difficile non è “iniziare”. È continuare nel modo giusto. E no, non devi fare tutto da sol*. Ma sapere da dove partire - quello sì, può fare tutta la differenza.

Questo è il mio punto di partenza, ma sono super curioso di conoscere il tuo: cosa ha funzionato davvero nella gestione dei tuoi progetti? Parliamone! Che alla fine, è anche così che si cresce 🙂