Comment utiliser Notion pour structurer, piloter et automatiser son entreprise : de l’organisation interne au suivi financier avec Qonto ?

Merci d’avoir participé à notre webinaire "Pilotez la gestion de votre TPME sur Notion" : Accéder au replay

Au cours de cette session, nous avons exploré plusieurs sujets clés :

✔️ Comment organiser facilement son entreprise dans l'outil Notion

✔️ Les pages et systèmes indispensables pour centraliser ses informations

✔️ Les possibilités offertes par l’intelligence artificielle de Notion

✔️ La synchronisation entre Qonto et Notion pour mieux piloter ses finances

✔️ Les ressources disponibles pour apprendre à utiliser Notion et monter en compétence.

En complément, nous avons préparé ce guide pour vous permettre de retrouver les concepts abordés, découvrir des ressources pour aller plus loin dans la mise en place de votre propre espace de travail. Bonne lecture ! 📖

Qu’est-ce que Notion ?

Lorsqu’une entreprise grandit, les informations ont tendances à se disperser : documents stockés dans différents outils, procédures partagées par message, suivi de projets dans un tableur, notes de réunion éparpillées entre plusieurs applications… il devient alors difficile de retrouver la bonne information au bon moment.

C’est précisément le problème que Notion cherche à résoudre.

Notion est un espace de travail connecté qui permet de centraliser l’ensemble des informations de votre activité au même endroit. Documents, projets, bases de connaissances, CRM, suivi de tâches ou encore notes de réunions peuvent être regroupés dans un environnement unique et personnalisable.

L’objectif n’est pas seulement de stocker de l’information, mais de créer un système de travail adapté à votre façon de fonctionner.

Un outil basé sur les pages

Au coeur de Notion se trouvent les pages. Une page peut contenir du texte, des images, des fichiers, des liens, des tableaux ou encore d’autres sous-pages. Cette structure permet de construire facilement un espace organisé, à la manière d’un site internet privé dédié à votre entreprise.

Les bases de données : le véritable super-pouvoir de Notion

L’une des fonctionnalités les plus appréciées de Notion est son système de bases de données. Contrairement à un simple tableau, une base de données Notion peut être affichée sous différentes formes :

📋 Table pour suivre des informations structurées

📌 Kanban pour gérer l’avancement des tâches

🖼️ Galerie pour présenter des contenus visuels

🗂️ Liste pour une consultation rapide

📈Graphique pour transformer vos données et visualiser des tendances et suivre des indicateurs

📊Tableau de bord pour regrouper plusieurs vues et indicateurs clés

🗺️ Carte pour visualiser des données géographiques directement sur une carte interactive

🗓️ Calendrier pour une vue claire des échéances, événements et tâches planifiées

📝 Formulaire pour collecter des informations directement dans une base de données sans avoir à utiliser un outil externe

📰 Fil d’actualité pour afficher les informations sous forme de flux continu

Cette flexibilité permet de créer un CRM, un suivi de projets, un calendrier éditorial ou encore un espace de gestion documentaire sans avoir besoin de multiplier les outils.

Une intelligence artificielle directement intégrée

Notion intègre directement dans l'outil une intelligence artificielle qui s’appuie sur les informations présentes dans votre espace de travail pour : répondre à vos questions à partir de votre documentation, résumer des contenus, générer des comptes-rendus de réunions, aider à rédiger des documents, créer des tableaux...

Quel forfait choisir ?

Notion propose plusieurs forfaits adaptés aux besoins de chaque structure :

• Le forfait Gratuit permet de créer un espace personnel pour découvrir l’outil

• Le forfait Plus convient aux indépendants et aux petites équipes qui souhaitent collaborer plus efficacement

• Le forfait Business avec des fonctionnalités avancées de sécurité, d’administration et d’automatisation, particulièrement utiles pour les entreprises en croissance

• Le forfait Enterprise s’adresse aux organisations ayant des besoins plus importants en matière de gouvernance et de contrôle.

🎁 Profitez de 3 mois offerts sur le forfait Business de Notion 🎁

Dans le cadre de ce webinaire, Notion propose aux startups, indépendants et PME éligibles de tester gratuitement le forfait Business pendant 3 mois.

L’occasion idéale de découvrir les fonctionnalités avancées de Notion et de construire votre espace de travail dans des conditions réelles avant de choisir une formule payante.

Comment en profiter ?

1. Cliquez sur le lien

2. Suivez les différentes étapes du parcours

3. Si votre profil est éligible, votre période d’essai est activée directement

Condition d’éligibilité : vous devez disposer d’une adresse mail professionnelle et votre espace Notion ne doit jamais avoir été abonné à un forfait payant auparavant. Accéder à l’offre 👉 https://affiliate.notion.so/qo[...]

Les pages Notion essentielles pour organiser votre entreprise

Une fois votre espace Notion créé, une question revient souvent : par où commencer ?

L’erreur la plus fréquente consiste à vouloir tout construire d’un seul coup. Pourtant, quelques pages bien pensée suffisent généralement à centraliser l’essentiel de l’activité d’une entreprise. L’objectif n’est pas de créer un espace complexe, mais de construire un système simple qui évoluera avec vos besoins.

La page d’accueil

La page d’accueil est le point d’entrée de votre espace de travail, le tableau de bord central pour éviter de perdre du temps à naviguer entre plusieurs espaces. L’objectif n’est pas d’y afficher toutes vos données mais plutôt de créer un point d’accès vers les différents espaces et bases de données que vous utilisez au quotidien. Par exemple :

📌 Projets en cours : pour suivre les missions en cours, les échéances et l’avancement des différents projets.

🎯 Objectifs business : pour suivre vos objectifs, indicateurs clés et résultats.

✅ Tâches prioritaires : pour centraliser les actions à réaliser, les priorités et les responsabilités de chacun.

📚 Documentation interne : pour stocker les procédures, guides, processus et ressources utiles à l’équipe.

👥 CRM : pour gérer les prospects, les clients, les échanges commerciaux et les opportunités en cours.

💰 Suivi administratif et financier : pour gérer les abonnements, dépenses, recrutements ou encore le suivi financier de votre entreprise.

Créer un espace de gestion de projets

Qu’il s’agisse de projets clients, de lancements de produits ou de missions internes, disposer d’un espace dédié permet de suivre facilement l’avancement du travail. Chaque projet peut devenir une véritable page de travail regroupant l’ensemble des éléments nécessaires à son suivi :

📌 Les informations clés du projet

✅ Les tâches associées

👥 Les personnes impliquées

🗓️ Les échéances importantes

📎 Les ressources et documents utiles

📝 Les comptes rendus de réunion

📊 Des tableaux de bord

Vous pouvez facilement relier ces différents éléments entre eux. Une tâche peut être associée à un projet, un compte rendu de réunion peut être rattaché à un client, et une ressource peut être retrouvée depuis plusieurs espaces sans avoir à la dupliquer. Découvrez notre modèle Notion "Gestion de projets professionnel", pensé pour centraliser toute votre activité professionnelle dans un seul espace : 👉 https://liens.louattal.com/mod[...]

🎁 Version gratuite disponible sur la Marketplace Notion 🎁

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Centraliser ses tâches

Les tâches sont souvent dispersées entre les e-mails, les notes personnelles ou les applications de gestion de projet. Créer une base de données dédiée permet de regrouper l’ensemble des actions à réaliser dans un seul endroit, facilite la planification et offre une meilleure visibilité sur la charge de travail. Par exemple :

• Les tâches du jour

  

• Les priorités de la semaine

  

• Les échéances à venir

  

• Les tâches terminées

🎁 Notre modèle gratuit de Liste de tâches 🎁

permet d'organiser efficacement ses tâches grâce aux sous-éléments et plusieurs vues pour les tâches journalières, les tâches à faire et des archives

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Structurer sa relation client avec un CRM

Même pour une petite structure, il devient rapidement difficile de suivre ses prospects et ses clients sans système dédié. Cette vue d’ensemble facilite le suivi commercial et limite les oublis : centraliser les informations de contact et enregistrer les échanges importants, garder un historique des interaction et suivre vos opportunités en cours.

Dans cette vidéo, je vous présente inNotion, une extension qui permet de connecter LinkedIn à votre CRM Notion pour importer automatiquement des contacts, garder leurs informations à jour dans le temps, enrichir leurs profils grâce à l'IA et mieux exploiter vos sessions de networking 📲

🎁 Je vous propose 2 modèles 🎁

• la version payante : un vrai tableau de bord professionnel - sans complexité, avec un suivi de vos opportunités, un historique clair de vos interactions, une vue d'ensemble sur vos projets en cours, et le tout de manière dynamique et contextuelle.

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• la version gratuite : pour centraliser vos contacts, entreprises et opportunités dans un espace connecté, en toute simplicité avec une vue Kanban simple et visuelle.

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Documenter les processus de l’entreprise

À mesure que l’activité se développe, certaines tâches reviennent régulièrement : onboarding, gestion administrative, production de contenu, suivi client, recrutement… créer une base de connaissances permet de documenter ces processus reproductibles. Par exemple : lors de l’arrivée de nouveaux collaborateurs ou lorsque certaines tâches doivent être déléguées.

Ce modèle de Hub de connaissances offre une gestion centralisée de vos connaissances, vous permettant de garder tout votre contenu en un seul endroit. Il comprend des liens vers des ressources, des catégories et des types que vous pouvez assigner, ainsi qu'un espace pour prendre des notes et écrire à partir des ressources enregistrées. Vous pouvez également ajouter des ressources à vos favoris et utiliser leur état pour faciliter le tri. Acheter le modèle juste ici 👉 https://liens.louattal.com/mod[...]

Centraliser son recrutement dans Notion

Lorsqu’une entreprise recrute, les informations ont souvent tendance à se disperser : CV reçus par e-mail, notes d’entretien dans différents documents, échanges partagés dans plusieurs outils… Notion permet de centraliser l’ensemble du processus de recrutement au même endroit afin de gagner en visibilité et de faciliter le suivi des candidatures.

⏱️ Gagner du temps en regroupant toutes les informations au même endroit

👀 Avoir une vision claire de l’avancement des recrutements sans devoir parcourir plusieurs outils

🤝 Faciliter la collaboration entre les personnes impliquées dans le processus de recrutement

📄 Retrouver rapidement les CV, notes d’entretien et échanges importants

🔄 Automatiser certaines tâches répétitives comme les confirmations de réception ou les e-mails de refus

🚀 Préparer plus facilement l’arrivée d’un nouveau collaborateur grâce à un suivi continu entre recrutement et onboarding

Chaque candidature peut ainsi être suivi de manière structuré, depuis la réception du CV jusqu’à la décision finale.

Mon modèle Notion "Gestion de recrutement" s’adapte à votre façon de recruter puisqu’il est entièrement personnalisable, mais il est également parfait pour ceux qui ne veulent pas se prendre la tête à créer un système en partant de 0, puisqu’il est entièrement prêt à l’emploi ! Acheter le modèle juste ici 👉 https://liens.louattal.com/mod[...]

Voici également une vidéo Youtube explicative de ce modèle 👇

Organiser ses contenus et sa communication

Pour les entreprises qui produisent régulièrement du contenu, disposer d’un espace dédié permet de centraliser toute la stratégie éditoriale. Cette organisation simplifie la production et améliore la visibilité sur les actions marketing à venir. On peut notamment y retrouver :

• Le calendrier éditorial

• Les idées de contenus, les contenus en cours de rédaction, les publications programmées

• Des indicateurs clés

Notre modèle Social Media OS est le plus complet dédié à la création de contenus. Vous y retrouverez :

✔ Un parcours d'onboarding pour configurer le système

✔ Une vidéo complète de prise en main

✔Des espaces dédiés à l'organisation des contenus

✔ Des vues pour suivre votre communication au quotidien

Pour acheter le modèle, c’est par ici 👉 https://liens.louattal.com/mod[...]

Organiser sa barre latérale pour gagner du temps

Au-delà des pages en elles-mêmes, la façon dont elles sont organisées joue un rôle essentiel. Une barre latérale bien structurée permet de retrouver instantanément les informations importantes et d’éviter qu’un espace Notion devienne difficile à utiliser au fil du temps. Voici une vidéo Youtube pour bénéficier de 5 conseils concernant la barre latérale.

Synchroniser Qonto et Notion pour piloter ses finances

L’organisation interne d’une entreprise ne se limite pas aux projets, aux tâches ou à la documentation. Le suivi financier occupe également une place centrale dans le pilotage de l’activité. Pourtant, de nombreuses entreprises jonglent encore avec plusieurs outils : logiciel bancaire, tableurs, notes internes ou outil de gestion. Cette multiplication des sources d’information rend parfois difficile l’obtention d’une vision claire et actualisée de la situation financière.

C’est là que la synchronisation entre Qonto et Notion prend tout son sens.

Une connexion simple à mettre en place

Depuis l’onglet “Intégrations et avantages” de Qonto, il est possible de connecter son compte à Notion en quelques clics. Il suffit de sélectionner une page de destination dans votre espace Notion. Qonto se charge ensuite d’ajouter automatiquement les éléments nécessaires pour démarrer.

Une fois la connexion effectuée, une nouvelle page est créé dans Notion avec une base de données synchronisée contenant :

💳 Les transactions bancaires

🏷️ Les catégories et sous-catégories Qonto

📋 Les étiquettes associées

📈 L’ensemble de l’historique de vos opérations

L’un des avantages de cette intégration est que l’historique complet est récupéré dès la première synchronisation. Vous ne démarrez donc pas avec une base vide !

Une synchronisation automatique

Après la connexion initiale, les données continuent de se mettre à jour automatiquement. Les nouvelles transactions sont synchronisées régulièrement entre Qonto et Notion, ce qui permet de conserver une base de données toujours à jour sans intervention manuelle.

Construire vos propres tableaux de bord

Une fois les données synchronisées dans Notion, vous êtes totalement libre de les exploiter selon vos besoins. Par exemple :

📊 Créer des graphiques pour visualiser vos dépenses et vos revenus

🗓️ Analyser l’évolution de votre activité dans le temps

🏷️ Filtrer vos transactions par catégorie ou sous-catégorie

💰 Identifier les principaux postes de dépenses

📈 Construire un tableau de bord financier personnalisé

Comme les catégories créées automatiquement par Qonto sont également synchronisées, il devient très simple d’analyser vos données et de créer des vues adaptées à votre activité.

Une base de données qui s’adapte à votre organisation

L’intégration fournit une base de données prête à l’emploi, mais celle-ci reste entièrement personnalisable. Vous pouvez modifier les vues, ajouter vos propres filtres, créer des graphiques ou encore intégrer ces données dans vos tableaux de bord existants. L’objectif n’est pas simplement de consulter vos transactions, mais de transformer vos données bancaires en informations exploitables pour piloter plus efficacement votre activité.

Garder le contrôle de ses finances avec un cahier de recettes

Pour un indépendant ou un auto-entrepreneur, suivre son activité financière ne consiste pas uniquement à consulter le solde de son compte bancaire. Il est nécessaire de disposer d’une vision claire de son chiffre d’affaires, de ses encaissements et de l’évolution de son activité au fil du temps. Un cahier de recettes centralisé dans Notion permet de suivre facilement les revenus générés par votre activité et de conserver un historique organisé de vos encaissements. Les bénéfices sont nombreux :

💰 Suivre l’évolution de son chiffre d’affaire mois après mois

📊 Visualiser rapidement ses performances grâce à des indicateurs et graphiques personnalisés

🗓️ Identifier les périodes les plus actives de l'année afin d'anticiper son activité

🎯 Piloter son activité avec davantage de visibilité et prendre des décisions basées sur des données fiables

🔎 Retrouver facilement une facture ou un paiement en cas de besoin.

🎁 Je vous propose 2 modèles 🎁

• la version payante - complète de notre modèle cahier de recettes micro-entreprise 👉 https://liens.louattal.com/mod[...]

• la version gratuite, avec une vue simplifié 👉 https://liens.louattal.com/cah[...]

Gérez vos finances professionnelles en toute simplicité avec ce modèle obligatoire si vous êtes auto-entrepreneur. Centralisez toutes vos ventes ou prestations dans un seul espace clair, structuré et facile à remplir. Une fois vos encaissements ajoutés, tout se calcule automatiquement : montants à déclarer, charges, résultat net… même la TVA si vous y êtes assujetti.

Comment l’IA de Notion peut rendre votre espace de travail plus intelligent ?

L’intelligence artificielle est aujourd’hui présente dans de nombreux outils. Mais lorsqu’elle est intégrée directement à votre espace de travail, son intérêt devient particulièrement concret.

Avec Notion AI, l’objectif n’est pas simplement de générer du contenu. L’IA s’appuie sur des informations présentes dans votre espace pour vous aider à retrouver des données, automatiser certaines tâches et gagner du temps au quotidien.

Un assistant qui répond à vos questions

L’une des fonctionnalités les plus utiles de Notion AI est son assistant conversationnel intégré. Plutôt que de naviguer dans plusieurs pages à la recherche d’une information, vous pouvez simplement poser une question en langage naturel. L’assistant analyse les informations auxquelles vous avez accès et vous fournit une réponse contextualisée en quelques secondes.

Les agents personnalisés, pour déléguer certaines tâches

Contrairement à l’assistant qui répond à vos questions, un agent est conçu pour accomplir une mission spécifique de manière autonome. Chaque agent peut être configuré pour travailler sur un périmètre précis de votre espace de travail et recevoir des instructions adaptées à son rôle. Par exemple, un agent peut :

• Résumer automatiquement les nouvelles demandes clients

• Analyser des comptes rendus de réunion

• Vérifier certaines informations dans une documentation interne

• Générer des synthèses à partir de plusieurs pages

• Aider à préparer des rapports ou créer du contenu

L’intérêt est de créer plusieurs agents spécialisés plutôt qu’un unique agent chargé de tout faire. Vous pouvez ainsi disposer d’un agent dédié à la gestion commerciale, d’un autre pour les ressources humaines ou encore d’un agent spécialisé dans le suivi de projets.

Si la différence entre les agents personnalisés et les assistants IA est encore confuse, voici une vidéo Youtube dédiée 👇

Si une utilisation concrète d’un agent personnalisé vous intéresse, voici une vidéo d’un agent extracteur de PDF 👇

Accéder à plusieurs modèles d’IA depuis un seul outil

L’IA de Notion ne repose plus sur un unique modèle. Selon vos besoins, vous pouvez accéder à plusieurs modèles d’intelligence artificielle directement depuis Notion, sans multiplier les abonnements ni changer d’outil. Parmi les modèles disponibles figurent notamment : Claude, GPT, Gemini… Chaque modèle possède ses propres forces selon les usages : rédaction, synthèse, réflexion stratégique, génération d’idées ou analyse d’informations. Cette approche permet de choisir l’IA la plus adaptée à chaque tâche tout en conservant l’ensemble de son travail dans un environnement unique.

Des comptes rendus de réunion générés automatiquement

Les notes de réunion assistées par IA font partie des fonctionnalités les plus appréciées de Notion. Le principe est simple : pendant une réunion, Notion peut enregistrer et analyser les échanges afin de produire automatiquement un compte rendu structuré.

L’IA peut notamment identifier : les sujets abordés, les décisions prises, les actions à réaliser et les personnes concernées. À la fin de la réunion, un résumé est généré directement dans votre espace de travail. Si ce sujet vous intéresse, voici un article de blog sur le sujet : Les notes de réunion IA dans N[...]

Créer des bases de données en quelques secondes

Créer une base de données peut parfois sembler intimidant lorsqu’on débute sur Notion. L’IA simplifie considérablement cette étape. Décrivez ce que vous souhaitez obtenir pour que Notion propose automatiquement une structure adaptée. Par exemple : “Crée un CRM pour suivre mes prospects: , “Génère une base de données pour gérer mes recrutements”, “Crée un suivi de projets avec des statuts, des responsables et des échéances”. L’IA peut alors construire les propriétés, les statuts et l’organisation de la base de données en quelques instants.

💡Conseil pratique : plus vous fournissez d’informations à l’IA, plus le résultat sera pertinent. N’hésitez pas à préciser votre activité, les donnés que vous souhaitez suivre, les vues dont vous avez besoin ou encore les processus que vous souhaitez mettre en place. Un prompt détaillé permettra à Notion de générer une base de données beauté plus proche de vos attentes dès le premier essai.

Générer des vues adaptées à vos besoins

Une fois vos bases de données créées, l’IA peut également vous aider à construire les vues les plus pertinentes. Cela permet de gagner du temps lors de la mise en place de votre espace et d’obtenir rapidement des visualisations adaptées à chaque usage : une vue calendrier pour les échéances, une vue tableau pour l’analyse détaillée, une vue Kanban pour le suivi opérationnel, une vue galerie pour les contenus visuels...

Créer des images directement dans Notion

L’IA de Notion permet également de générer des images à partir d’une simple description. Cette fonctionnalité peut être utilisée pour illustrer une documentation interne, enrichir une présentation ou produire rapidement des visuels destinés à certains projets. Sans remplacer des outils spécialisés, cette génération d’images intégrée offre une solution pratique pour produire des visuels simples sans quitter son espace de travail.

Une IA au service de l’organisation

L’intérêt principal de Notion AI ne réside pas dans une fonctionnalité isolée, mais dans sa capacité à s’intégré directement à l’ensemble de votre espace de travail. Recherche d’informations, rédaction, synthèse, création de bases de données, comptes rendus de réunion ou génération de contenus : toutes ces fonctionnalités sont accessibles depuis le même environnement.

Comment apprendre à utiliser Notion ?

L’un des plus grands avantages de Notion est sa flexibilité. Il existe aujourd’hui de nombreuses ressources pour progresser rapidement, que vous souhaitez simplement organiser votre activité ou construire un véritable système de gestion pour votre entreprise.

Commencer avec ma chaîne Youtube Lou Attal

Si vous débutez sur Notion, ma chaîne Youtube constitue un excellent point de départ. Vous y trouverez de nombreux tutoriels gratuits pour découvrir les fonctionnalités essentielles de l’outil et apprendre à construire votre espace pas à pas : https://www.youtube.com/@louat[...]

Pour commencer, nous recommandons la playlist “Débuter sur Notion", qui regroupe les bases indispensables pour prendre en main l’outil👇

Débuter avec Notion - YouTube

Rejoindre la formation Boost

Pour celles et ceux qui souhaitent aller plus loin, la formation Boost : pour accompagner les utilisateurs dans la création d’espaces de travail réellement adaptés à leurs besoins, avec une approche pratique et orientée cas d’usage👇

Libérez le potentiel de Notion[...]

🎁 Je vous propose 2 versions 🎁

• La version découverte - gratuite : permet déjà d’accéder à de nombreuses ressources pour commencer à prendre en main Notion et découvrir la méthode de travail proposée dans la formation !

• La version complète - payante : pour les utilisateurs qui souhaitent approfondir certains sujets, la version complète propose des contenus plus avancés autour des bases de données et relations, les automatisations et workflows, les cas d’usage concrets pour les indépendants et les entreprises.

Les apprenants bénéficient également d’une communauté d'entraide ainsi que d’Office Hours réguliers, permettant d’échanger autour de cas pratiques et de poser des questions !

🎁🎁🎁 Un code promo spécial pour la communauté Finpal est également disponible pour obtenir 90€ de réduction sur la formation !

Vous pouvez utiliser le code "FINPAL" dans le panier, ou cliquer ici pour l'appliquer a[...].

L’objectif n’est pas seulement d’apprendre les fonctionnalités de Notion, mais surtout de comprendre comment les appliquer à des besoins réels d’organisation, de gestion et de collaboration.

Se former directement avec Notion :

• Notion Academy : Notion met à disposition sa propre plateforme d’apprentissage https://academy.notion.com/

  Cette ressource officielle propose des parcours de formation, des exercices pratiques ainsi que des certifications pour valider ses connaissances et découvrir les bonnes pratiques des équipes de Notion.

• Centre d’aide Notion : L’une des ressources les plus complètes, mise à jour régulièrement avec des explications sur les fonctionnalités les plus simples aux usages les plus avancés https://www.notion.com/fr/help

Aller plus loin !

Merci pour votre participation au Webinar organisé par Qonto et merci à la communauté Finpal pour l'invitation. Accéder au replay.

L’objectif n’est pas de tout mettre en place dès le premier jour. Commencez par résoudre un problème concret, puis faites évoluer votre espace au fil du temps. C’est souvent la meilleure façon de construire un système réellement utile et adapté à votre façon de travailler.

Nous espérons également que la démonstration de la synchronisation entre Qonto et Notion vous aura donné des idées pour centraliser davantage vos informations et piloter plus efficacement votre activité.

N’hésitez pas à explorer les différentes ressources mentionnées dans ce guide et bonne construction de votre espace Notion 🚀