Guide pratique pour passer à la facturation électronique en 2024 : Réussir sa Transition

La facturation électronique est en train de révolutionner la façon dont les entreprises gèrent leurs transactions financières. En 2024, elle ne se contente pas de simplifier la gestion des factures ; elle répond aussi à des enjeux essentiels en matière de réglementation et de sécurité.

Préparons-nous à cette transition, en douceur et sans tracas grâce à notre guide pratique.

Les dernières actualités en date

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination de la sphère publique en format électronique. Un total de près de 140 millions de factures échangées depuis 2017 via Chorus Pro (lien de l’article).

Toutefois, l’entrée en vigueur de la facturation électronique attendra septembre 2026, soit deux ans après la date initialement prévue. Même si beaucoup d’entreprises ont été soulagées par ce report, elles devront tout de même se soumettre à l’obligation de conformité imposée par la reforme.

A partir du 1er septembre 2027 les TPE et les PME sont dans l'obligation d’émettre leurs factures au format électronique. La mise en œuvre de la transmission des données de transactions à l'administration fiscale (e-reporting) suit le même calendrier.

→ Voir notre article sur les dernières annonces.

Pour rappel, voici un aperçu du calendrier d’entrée en vigueur soumis par le Ministère de l’économie et des Finances (version complète accessible sur ce lien).

Les bonnes pratiques à adopter

1. Évaluer les besoins de votre entreprise

• Confirmer votre éligibilité : Est-ce qu’une facture pdf envoyée par mail est une facture électronique ? Je suis autopreneur.e, suis-je concerné.e par la réforme ? Consultez les idées reçues sur le sujet pour organiser vos prochaines actions.
• Analyser vos processus actuels : Cartographiez vos processus de facturation pour identifier les points à améliorer et fixez des objectifs clairs, comme réduire les délais de paiement ou améliorer la visibilité financière.
  
  

2. Choisir la bonne solution de facturation électronique

• S’appuyer sur les bons experts : Les petites et moyennes entreprises peuvent confier, si elles le souhaitent, la transmission et la réception de leurs factures électroniques, ainsi que la transmission des données de transactions et de paiement à leur expert-comptable.

  → Dans ce cas de figure, c’est lui qui se chargera d’émettre les factures pour le compte de l’entreprise ainsi que de transmettre à l’administration les données de reporting.

  Pour les entreprises disposant d’un logiciel pour leur comptabilité, elles pourront dans la plupart des cas utiliser les fonctionnalités de transmission que devraient proposer la majorité des solutions.

  → Contactez l’éditeur du logiciel utilisé pour savoir si la solution propose un connecteur qui permet la bonne transmission des factures et donnés d’e-reporting et si la fonctionnalité de transmission est gratuite ou demande un coût additionnel.

  Pour les entreprises avec un faible volume de factures, il sera possible de s’acquitter manuellement de ses obligations en utilisant les services mis à disposition par certaines plateformes.

• Évaluer les options disponibles : Comparez les options de connexion envisageables au dispositif de e-invoicing. Du Portail public de facturation – ou PPF, aux plateformes de dématérialisation partenaire - ou PDP.

Après avoir reçu son immatriculation PDP officielle, Qonto figurera dans la liste des partenaires (annonce publique) ! 🥳

• Renforcer la sécurité des données : Mettez en place des mesures pour protéger les informations sensibles et sensibilisez vos équipes aux bonnes pratiques. → Pour aller plus loin, consultez notre article dédié au rôle et aux missions d’une PDP.

 

3. Planification et pilotage du projet

• Dresser un plan de projet clair : Clarifiez les étapes, les échéances et les rôles de chacun et lancez un projet pilote pour tester la solution sur un petit échantillon avant de l'étendre.
• Désigner une équipe : Identifiez les experts prêts à s’engager dans ce projet de transformation, de la communication à l’information.
• Sensibiliser votre entreprise : Organisez des sessions de formation et d’information, en vous inspirant du dictionnaire rédigé par Regate by Qonto ou d’événements dédiés.
  Par exemple, revivez la table ronde exclusive Qonto x DAF Mag avec : Paul Hakoune, Expert-Comptable chez E-Nov Expertise Anthony Piquet, Co-fondateur & COO de Merci Prosper & Foncière Prosper ; et Romain Maltrud, DAF en temps partagé et membre Finpal.

Conclusion

Vous l’aurez compris, le passage à la facturation électronique n’est pas une mince affaire. Et chaque étape a son importance afin de garantir une pérennité de la solution dans le temps. Nous encourageons les professionnels à entamer dès maintenant leur transition vers la facturation électronique. Investir cette transformation en mode projet et choisir le bon partenaire seront des éléments clés.