Bonjour,

J’espère que tu vas bien.

Si tu dois (ou va devoir) gérer plusieurs filiales, ce qui va suivre devrait t’intéresser. C’est un résumé de ce que j’ai appris en ouvrant 8 filiales à travers le monde.

Au sommaire : Refacturation et intercos

Refacturation et interco

Avant de me lancer en freelance j’étais CFO pour une agence de communication. Cette agence avait des filiales dans 8 pays. Je devais donc coordonner les équipes comptables pour que les intercos soient à jour, tout le temps.

Dans le principe, les intercos sont très simples à comprendre.

Imagine qu’une filiale A sous traite une partie de la production à une filiale B.
La filiale B est alors fournisseur de la filiale A.
Et la filiale A est alors client de la filiale B.

Simple.
Logique.

Mais dans la réalité, c’est souvent un peu plus complexe. Prenons un exemple :

Dans le schéma ci-dessus, la filiale espagnole sous traite sa production à la filiale française. La filiale française envoie donc une facture client à la filiale espagnole. La filiale espagnole enregistre cette facture dans ses factures fournisseurs.

Mais comme je te le disais, dans la réalité, c’est souvent plus complexe.

Pourquoi ?

Complexité managériale

Dans mon cas, il s’agissait d’une agence de communication. Les personnes qui travaillaient sur les projets étaient des personnes créatives, passionnées… des artistes. Ils étaient très loin des considérations comptables.

Alors, pris par le temps, emportés par leur enthousiasme sur les projets, cette étape était souvent (toujours ?) oubliée

On avait donc plusieurs cas de figure possible :

• Niveau 0 : La facture client n’existe pas
• Niveau 1 : La facture client existe mais n’est pas envoyée à la filiale
• Niveau 2 : La facture client existe, est envoyée à la filiale, mais n’est pas enregistrée dans le compte fournisseur
• Niveau 3 : La facture client existe, est envoyée à la filiale et est enregistrée dans le compte fournisseur

On était souvent au niveau 0.

Mon conseil : Suivre à la loupe, de manière hebdomadaire, que les correspondance existent bien

Poursuivons sur notre exemple.

Le cas des taux de change

Jusqu’à présent, les deux filiales se trouvent dans la zone euro. Elles utilisent donc la même devise : €.

Ça va.

Mais dans un contexte économique de plus en plus mondialisé, il n’est pas rare que plusieurs devises soient impliquées :

Cette fois-ci, on a une filiale aux États-Unis qui est cliente de la filiale française. Le client envoie sa facture en USD ($ - US Dollars), le fournisseur envoie sa facture en EUR (€ - Euros).

Sur le principe, ça ne change pas grand chose. Sauf que les chiffres seront différents. Au moment de la consolidation du bilan du groupe, il faudra quand même que les montants correspondent.

Mes conseils :

• Enregistrer les taux de change retenu au moment de l’édition de la facture, et l’indiquer sur la facture (ça simplifie le travail des comptables)
• Dans un monde idéal, payer la facture le jour où elle est crée pour s’épargner la gestion des écarts de change

Allez, on va tirer un peu le fil.

Automatisation de la refacturation

Dans l’agence dans laquelle je travaillais, il y avait donc 8 filiales. Pour permettre davantage de créativité, la direction de l’agence avait à coeur de faire collaborer des personnes issues différentes cultures. Par exemple, pour le projet du Yearbook de Youtube dont je vous avais parlé dans une newsletter précédente, un ou plusieurs créatifs de chaque pays était impliqué.

En pratique, ça ressemblait plutôt à ça : pour chaque projet…

On a donc un projet qui est signé, par exemple aux US. Puis toutes les filiales qui sont impliquées dans la réalisation de ce projet, à différents niveaux, pour différentes prestations.

Et au moment d’éditer le bilan consolidé du groupe, les intercos doivent correspondre exactement. C’est à dire que le compte client de chaque filiale doit correspondre aux comptes fournisseurs de toutes les filiales auprès desquelles elle soustraite.

Tout doit être carré.

Crois moi, si tu restes au niveau 0 toute l’année, tu n’as vraiment pas envie de démêler un sac de noeud comme ça au moment où il faut travailler sur le bilan consolidé du groupe.

Voici mes conseils pour que ça ne t’arrive pas :

• Si possible : Automatiser le process. Dès qu’une facture client est émise, la facture fournisseur est automatiquement crée (possible grâce aux API)
• Si l’automatisation n’est pas possible, je te recommande vivement de faire au moins un meeting par semaine avec chaque responsable, de chaque filiale pour t’assurer que toutes les correspondances existent bien.

La première fois que j’ai été confronté au sujet des intercos, j’ai cru que c’était un vrai casse tête. Mais avec les bons process, les bonnes automatisations, ça peut ronronner, être carré partout, tout le temps. Il y a de quoi s’éclater et faire un vrai travail d’orfèvre

Est-ce que tu as déjà eu à gérer des intercos ?
Des conseils à partager ?

Au plaisir,
Romain

Merci beaucoup Romain pour ce partage riche et hyper intéressant.

En recommandation complémentaire (si c’est possible), je préconise d’expliquer de manière très pédagogique aux personnes dont le travail sera refacturé auprès d’une filiale ce que j’attends de leur part dans le process et ce que cela a pour conséquence au niveau de l’entreprise (et de mon job) : notamment renseigner de manière précise les temps qui feront l’objet de la refacturation (car c’est généralement l’information la plus difficile à récupérer)

J’ai observé que lorsque l’on implique directement les personnes en leur expliquant pourquoi leur action était importante pour nous (les DAF, comptables), il était beaucoup plus rigoureux que lorsqu’on leur disait « voilà le process, merci de bien le respecter ».

En résumé, plus je mets de l’humain et de « pédagogie » dans la relation, plus j’arrive à faire participer activement les gens au bon respect du process. Et c’est finalement applicable dans pas mal de situations

Hey Vincent, merci pour ton apport.

Tu as parfaitement raison, on a trop souvent tendance à sous estimer l’importance d’expliquer aux gens le pourquoi du comment d’un process. Alors que c’est quand même la base !

D’une manière générale, j’ai aussi remarqué que les gens n’ont jamais de mauvais fond. Quand on leur explique comment les 2 minutes qu’ils vont passer chaque jour à renseigner telle ou telle information nous fait gagner des heures, voire des journées entières, à la fin de l’année, ils le font avec grand plaisir.