Dal 2026 entra in vigore un nuovo adempimento per gli esercenti che accettano pagamenti elettronici e certificano i corrispettivi tramite registratore telematico oppure tramite la procedura Documento Commerciale online.
Entro il 20 aprile 2026 dovrà essere comunicato all’Agenzia delle Entrate il collegamento tra gli strumenti di incasso elettronico (POS) e gli strumenti utilizzati per la certificazione dei corrispettivi.
Questo obbligo si inserisce nel più ampio processo di digitalizzazione e controllo dei flussi economici avviato negli ultimi anni e consente all’Amministrazione finanziaria di verificare la coerenza tra i pagamenti elettronici incassati e i corrispettivi dichiarati.
⚠️ È importante chiarire un aspetto che genera spesso confusione: il collegamento tra POS e registratore telematico non comporta alcuna integrazione tecnica tra i dispositivi. Non è necessario collegare fisicamente i dispositivi, non sono richiesti aggiornamenti hardware o software e non è necessario modificare il funzionamento del POS o del registratore telematico.
Il collegamento consiste semplicemente in una comunicazione telematica da effettuare tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate, attraverso la quale l’esercente associa i dispositivi utilizzati per incassare pagamenti elettronici agli strumenti utilizzati per certificare i corrispettivi.
L’obbligo riguarda tutti gli strumenti utilizzati per accettare pagamenti elettronici, indipendentemente dalla tecnologia utilizzata. Rientrano quindi nel perimetro dell’adempimento:
• POS tradizionali
• POS virtuali utilizzati per i pagamenti online
• sistemi SoftPOS installati su smartphone o tablet
Dal lato della certificazione dei corrispettivi, il collegamento deve essere effettuato con:
• registratori telematici
• oppure la procedura Documento Commerciale online dell’Agenzia delle Entrate.
Dal punto di vista operativo, il collegamento consiste nell’associare l’identificativo del POS alla matricola del registratore telematico oppure alla procedura Documento Commerciale online.
Per i POS fisici, l’identificativo è normalmente composto da:
• Terminal ID del POS
• codice fiscale dell’intermediario che gestisce i pagamenti elettronici (Acquirer)
• denominazione dell’Acquirer.
Per i POS virtuali, invece, l’identificazione avviene principalmente tramite il codice fiscale e la denominazione dell’Acquirer.
È importante prestare particolare attenzione alla corretta identificazione dell’Acquirer, che non sempre coincide con la banca presso la quale è aperto il conto corrente.
La comunicazione deve essere effettuata accedendo all’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, nella sezione dedicata alla gestione dei collegamenti. Il sistema mette a disposizione l’elenco dei POS associati all’esercente sulla base dei dati trasmessi dagli operatori finanziari.
L’esercente dovrà quindi:
• verificare la correttezza dei dati presenti
• confermare i collegamenti esistenti
• inserire eventuali POS mancanti
• segnalare la cessazione di quelli non più utilizzati.
È possibile associare più POS a un singolo registratore telematico oppure un singolo POS a più registratori telematici. Questo consente di gestire correttamente situazioni con più punti cassa o più dispositivi di incasso all’interno della stessa attività.
Per quanto riguarda le tempistiche, la prima comunicazione riguarda i POS attivi nel mese di gennaio 2026 e deve essere effettuata entro il 20 aprile 2026.
Successivamente, a regime, ogni nuova attivazione, modifica o dismissione di un POS o di un registratore telematico dovrà essere comunicata entro un intervallo temporale preciso, generalmente tra il sesto giorno e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’evento.
Questo adempimento è strettamente collegato alla corretta certificazione dei corrispettivi e alla coerenza tra gli incassi elettronici e i dati trasmessi all’Agenzia delle Entrate. Eventuali incoerenze tra i pagamenti elettronici comunicati dagli intermediari finanziari e i corrispettivi dichiarati potrebbero essere oggetto di controlli.
Per questo motivo è fondamentale che gli esercenti verifichino attentamente la correttezza delle associazioni effettuate e aggiornino tempestivamente le informazioni in caso di variazioni.
Sono previste alcune situazioni in cui il collegamento non è necessario, ad esempio quando tutti i corrispettivi sono certificati esclusivamente tramite fattura. Tuttavia, se lo stesso POS viene utilizzato anche solo occasionalmente per operazioni certificate tramite documento commerciale, l’obbligo di collegamento diventa applicabile.
In conclusione, il collegamento tra POS e registratore telematico rappresenta un nuovo adempimento amministrativo che richiede particolare attenzione nella fase iniziale di censimento dei dispositivi e nelle successive fasi di aggiornamento.
Una gestione corretta e tempestiva consente di garantire la coerenza dei dati trasmessi e di ridurre il rischio di anomalie o contestazioni nell’ambito dei controlli fiscali..
Per qualsiasi il team Itadvisors è a disposizione :)
Risposta (1)
StrongHer Mentor
Team Qonto
Grazie @Simone Giannecchini per questo riepilogo chiarissimo su una scadenza che interesserà molti!
Visto che questo adempimento può essere l'occasione giusta per rivedere e semplificare i propri strumenti di incasso fisici o virtuali, lascio qui una panoramica sulle soluzioni POS proposte da Qonto, che possono aiutare ad arrivare preparati e gestire tutto in modo più fluido.