Sistema gestionale integrato (o ERP): cos’è, a cosa serve e quali sono i suoi vantaggi

Al giorno d’oggi, ogni azienda è una miniera di informazioni.

E se da una parte avere più dati è un vantaggio utile per il decision making, dall’altra è fondamentale saperli gestire in modo adeguato…

Man mano che le informazioni si accumulano, infatti, è facile cadere nella trappola del creare e trovarsi a gestire infiniti fogli Excel.

Ed è proprio in queste situazioni che entra in gioco il sistema gestionale integrato o ERP (acronimo di Enterprise Resource Planning).

Grazie all’automazione dei processi, l’ERP permette di avere una visione olistica dell’azienda, rendendo più facile ed efficiente la raccolta, il monitoraggio e l’interpretazione dei dati provenienti dai vari dipartimenti e processi aziendali…

…dalle vendite, alla produzione, alla finanza e alla contabilità.

Il tutto, ponendo fine al caos e alla disorganizzazione e restituendo know-how spendibile al management, dandogli la possibilità di trarre il massimo dai dati acquisiti dall’impresa.

Ma cos’è, esattamente, un sistema gestionale integrato? E soprattutto: quali sono i suoi benefici, nel dettaglio?

In questa guida risponderemo a queste ed altre domande, vedendo assieme in cosa consiste nello specifico un ERP e quali sono i suoi vantaggi per le imprese.

Cos’è un sistema gestionale integrato (o ERP)?

Partiamo dal dare una definizione chiara di cos’è, davvero, un sistema gestionale integrato.

Ebbene, in parole semplici, un sistema gestionale integrato o ERP è un sistema informatico integrato che le aziende possono sfruttare per gestire e ottimizzare le proprie risorse.

Il tutto, con lo scopo di supportare l’azienda nel raggiungimento dei propri obiettivi strategici – assicurandosi di operare sempre in linea con essi.

In generale, ricorrere a un sistema gestionale integrato permette di avere visibilità pressoché in tempo reale sui dati e di prendere decisioni data-driven in modo accurato, tempestivo e preciso.

Facendo un esempio pratico, un ERP funziona come una spia della benzina, che suggerisce a tempo debito quando qualcosa non sta andando come dovrebbe.

Il tutto, permettendo all’azienda di indagare, scoprire dov’è l’intoppo (ad esempio, il marketing non è stato efficace o che ci sono stati sprechi nella produzione) e prendere azioni di conseguenza (come decidendo di di intensificare le campagne pubblicitarie o ottimizzare i processi produttivi per rientrare nei costi).

Un sistema gestionale integrato permette all’impresa, in definitiva, di tornare in linea con gli obiettivi strategici, trarre il massimo dai propri asset ed evitare sprechi di risorse economiche (e non solo) lungo il percorso.

Quali sono i vantaggi di un sistema gestionale integrato?

Come visto sinora, i principali benefici di ricorrere a un sistema gestionale integrato riguardano l’accesso a un decision-making più accurato e tempestivo.

Nel dettaglio, comunque, i vantaggi di optare per un ERP sono numerosi. Tra questi:

• Integrazione dei processi aziendali: l’ERP unifica tutti i processi aziendali in un'unica piattaforma, migliorando la comunicazione e il flusso di informazioni tra i vari dipartimenti;

• Efficienza operativa: automatizzando processi ripetitivi e riducendo la necessità di interventi manuali, un sistema gestionale integrato può aumentare l'efficienza operativa, permettendo di risparmiare tempo e ridurre gli errori;

• Miglioramento della visibilità aziendale: tramite un ERP, l’impresa può ottenere una visione d'insieme in tempo reale delle operazioni aziendali, facilitando decisioni più informate, strategiche e data-driven;

• Gestione centralizzata dei dati: tutti i dati aziendali sono centralizzati e facilmente accessibili – un aspetto che riduce il rischio di duplicazione, garantendo la coerenza e l’accuratezza delle informazioni;

• Scalabilità: in genere, gli ERP sono soluzioni scalabili – che possono adattarsi alle esigenze di crescita dell'azienda, supportando l'espansione con nuove funzionalità o moduli aggiuntivi, senza compromettere le operazioni esistenti;

• Migliore conformità normativa: con un ERP, è più semplice monitorare e garantire il rispetto delle normative grazie a funzionalità integrate per la gestione della compliance e dei report;

• Ottimizzazione della gestione finanziaria: un sistema gestionale integrato facilita la gestione delle finanze aziendali, dall'elaborazione dei bilanci alla gestione della liquidità, favorendo l'accuratezza e la tempestività delle informazioni finanziarie

• Riduzione dei costi operativi: grazie alla maggiore efficienza e alla riduzione degli errori, l’ERP contribuisce a diminuire i costi operativi nel lungo termine;

• Miglioramento della soddisfazione del cliente: per ultimo (ma non meno importante) l'accesso immediato alle informazioni e l'automazione dei processi possono migliorare significativamente i tempi di risposta, migliorando la qualità del servizio offerto ai clienti ed aumentando la loro soddisfazione.

Alla luce di questi vantaggi, è possibile pensare al sistema gestionale integrato come uno strumento di vitale importanza – un vero e proprio tool chiave che aiuta a guidare e ottimizzare le decisioni aziendali, grazie a un accesso alle informazioni costante e preciso.

L’automazione dei processi permette in definitiva di avere visibilità in tempo reale sui parametri vitali per l’azienda, prendere decisioni in maniera tempestiva e trarre il massimo da ogni informazione.

Come funziona un sistema gestionale integrato?

Come funziona, nel pratico, un software ERP? Quali sono le sue funzioni.

Sebbene questa risposta può variare ovviamente in base alla soluzione scelta, il funzionamento di un ERP segue in genere alcuni step chiave:

1. Inserimento dei dati
   
   Ogni dipartimento all'interno dell'azienda ha il compito di inserire nel sistema ERP le informazioni rilevanti per le proprie operazioni.
   
   Ad esempio, il reparto vendite registra gli ordini dei clienti, includendo dettagli come quantità, tempi di consegna e prezzi.
   
   Il reparto contabilità, invece, inserisce i dati relativi alle transazioni finanziarie, dalle fatture emesse ai pagamenti ricevuti.
   
   Anche il magazzino contribuisce aggiornando le scorte disponibili.
   
   Questo flusso di dati è cruciale, poiché ogni informazione inserita alimenta il database centrale dell'ERP, che funge da unica fonte di verità per tutta l'azienda.

2. Aggiornamento del database centrale
   
   Una delle caratteristiche chiave di un ERP è la sua capacità di aggiornare immediatamente il database centrale con i dati appena inseriti.
   
   Ciò significa che, una volta che un dipartimento immette nuove informazioni nel sistema, queste vengono istantaneamente propagate e rese disponibili a tutti gli altri moduli applicativi.
   
   Ad esempio, un ordine di vendita non solo viene registrato, ma i relativi dati sono subito accessibili al reparto produzione per iniziare la lavorazione e al magazzino per verificare la disponibilità delle scorte.
   
   Questo aggiornamento continuo e simultaneo elimina la necessità di riconciliazioni manuali e riduce al minimo il rischio di errori.

3. Integrazione dei processi
   
   L'integrazione dei processi aziendali è forse l'aspetto più rivoluzionario di un sistema ERP.
   
   Con l'ERP, le informazioni non rimangono isolate all'interno di un singolo dipartimento, ma sono condivise e utilizzate in tutta l'organizzazione.
   
   Quando un ordine viene inserito, il sistema non solo aggiorna automaticamente le scorte, ma può anche avviare immediatamente il processo di produzione, generare la documentazione necessaria per la spedizione e inviare una fattura elettronica al cliente.
   
   Questo livello di automazione e integrazione permette di risparmiare tempo, ridurre i costi e migliorare la reattività dell'azienda alle esigenze del mercato.

4. Reporting e analisi
   
   Grazie alla centralizzazione e alla costante aggiornabilità dei dati, infine, l'ERP è in grado di produrre report e analisi in tempo reale che forniscono una visione completa e dettagliata delle operazioni aziendali – funzionando, ritornando all’esempio di prima, come una vera e propria spia della benzina, aggiornata in tempo reale.
   
   Le aziende possono generare report personalizzati per monitorare le prestazioni di diversi reparti, analizzare i trend di vendita, gestire i flussi di cassa o prevedere le esigenze future di produzione.
   
   Queste informazioni non solo aiutano a prendere decisioni più rapide e informate, ma possono anche essere utilizzate per identificare aree di miglioramento, ottimizzare le risorse e aumentare la redditività complessiva.

Un sistema ERP può essere un alleato fondamentale per l’impresa, che non solo centralizza i dati aziendali, ma integra e automatizza i processi, migliorando l'efficienza operativa e offrendo un quadro chiaro e affidabile delle performance aziendali in ogni momento.