Mehdi Saoud

DAF & Startup : Les 10 commandements à graver dans le marbre.

Mehdi Saoud · 2024-07-22T10:16:06+02:00

Une année d’expérience en startup équivaut à (au moins) deux années d’expérience dans un environnement plus “classique” paraît-il… Et bien ce n’est pas moi qui vais te dire le contraire ! Tu l’auras compris et surtout tu t’en doutes, tout va vite, très vite, voire parfois trop vite dans une startup. Peu de temps d’onboarding, de compréhension et de formation, il faut rapidement prendre ses marques, aller à l’essentiel et commencer à délivrer… pas si simple pour nous les Financiers (avec un grand F) qui avons l’habitude des environnements réglementaires et d’avancer à notre rythme dans des conditions parfaitement sous contrôle. Le Financier aime le cadre et n’aime pas lâcher prise pour partir à l’aveugle, mais crois-moi, si tu veux t’aventurer en startup, il va falloir te faire violence et sortir de ta zone de confort. On se met donc en situation réelle car les grands principes du Vernimmen c’est bien, mais la réalité du terrain c’est encore mieux ! Que tu sois un jeune DAF, un DAF expérimenté ou un DAF à temps partagé, si tu te retrouves dans cette aventure (et que tu me lis par la même occasion) ce n’est pas par hasard. Tu t’es certainement dit que tu en avais marre des grands groupes, que tu voulais davantage être “end zone” et au coeur du réacteur, que tu voulais un environnement de travail plus flexible et qu’un peu d’originalité dans le business model te ferait le plus grand bien.Mais attention, comme dans tout environnement professionnel il y a des codes et des principes à avoir en tête et à respecter. Évoluer dans un environnement startup, ce n’est pas qu’être installé dans le dernier coworking à la mode et faire des Business plan sur Google Sheets. Le Business model sera challengeant, la compréhension des flux sera complexe, ton périmètre sera bien plus large qu’espéré et ta responsabilité sera en première ligne. Alors pour te préparer au mieux, et d’expérience, voici donc mes 10 commandements à copier / coller et que tu apprendras : #1 - Un business model réinventé tu découvriras ! Tu as voulu du renouveau et évoluer dans un environnement challengeant, parfait tu es au bon endroit. Être dans une startup ne veut plus dire aujourd’hui que tu vas réinventer le nouvel Amazon tout en étant installé dans un garage. Les mentalités et l’accessibilité à l’entrepreneuriat ont drastiquement évolué (dans le bon sens du terme) et tu vas te retrouver au contact de fondateurs brillants (on ne juge pas là le niveau d’études mais bel et bien la créativité entrepreneuriale) avec des Business model totalement réinventés et novateurs. Donc toi Financier, qui a l’habitude de te reposer sur des textes réglementaires ou de tout cadrer pour avancer, il va falloir travailler ta créativité qui est un muscle paraît-il !La compréhension parfaite du Business model sera donc ta première obligation et ensuite viendra le temps où tu pourras exprimer ta créativité pour imposer ton cadre : Une cartographie de l’ensemble des flux financiers et comptables pour te donner rapidement une vision 360 degrés. La modélisation du Chiffre d’affaires aka le Business model, bien souvent la phase la plus délicate et à bien challenger avec l’ensemble des règles comptables pour la reconnaissance du revenu. Un Business plan court, moyen et long terme, inutile de partir de suite sur un horizon à 5 ans car bien souvent l’exercice comptable de ton arrivée sera crucial. Le prévisionnel de Trésorerie sera ton meilleur ami, construis-en un rapidement qui soit simple et efficace, inutile de faire une usine à gaz, en revanche il faut que tu sois capable de piloter la tréso au day-to-day car ne l’oublions pas “Cash is king”. N’oublions pas nos origines, on pilote par les risques, alors une petite cartographie des risques ne peut pas faire de mal. 💡Tips : Au début ne t’embêtes pas à mettre en place une stack technique de grande envergure, il faut savoir faire du “quick and dirty” dans un premier temps pour apporter rapidement de la visibilité. Les shots de dopamine pour la mise en place du dernier outil à la mode viendront dans un second temps. #2 - Du passé tu te méfieras ! Avant toi le chaos. Ceci n’a rien d’égocentrique mais considère que tout ce qui a été fait avant toi (sauf rares exceptions) doit être challengé. Très souvent ton arrivée se fait dans le cadre d’une création de poste ou d’une première mission de DAF part-time. Tu trouveras certainement en fouillant dans les profondeurs du Google Drive des bases de Reportings, de Business plan, de suivi de Tréso, mais qui ont généralement été réalisés par : L’équipe Fondatrice : Au lancement de l’activité l’équipe Fondatrice ne peut se permettre l’intervention ou le recrutement d’un DAF. C’est donc normal qu’elle réalise les premières bases de Reportings pour commencer l’activité et ne pas piloter à vue. Mais gardons bien en tête que ce n’est pas leur zone de génie; que bien souvent ces Reportings sont issus de templates ou d’un pote qui a aussi une startup et il y a souvent des erreurs, mais ça tombe bien tu es là pour ça ! Il te faudra juste un peu de pédagogie pour faire comprendre que le passé c’est le passé et qu’avec toi on ouvre une nouvelle page. L’Expert-comptable : Toujours dans un contexte de lancement, l’Expert-comptable, qui est obligatoire et nécessaire dès le premier jour d’activité, peut lui aussi avoir mis la main à la pâte pour aider dans les différents outils de gestion et d’analyse. Inutile de s’attarder et tu l’as normalement déjà en tête, mais chacun son métier : tu n’es normalement pas en mesure de faire le job de l’Expert-comptable et l’inverse est identique. Donc on oublie le Business Plan réalisé sur RCA et on vient créer nos propres outils de gestion. En revanche, tu n’oublieras pas de bien piloter sur la base d’une compta propre et mise à jour et pour cela ton Expert-comptable est plus qu’essentiel. 💡Tips : D’expérience, si lors de ton arrivée l’équipe dirigeante t’impose des Reportings sans que tu puisses exprimer ta créativité et surtout ta technicité, ou pire travaille en parallèle sur leurs reportings à eux, ça ne sent pas très bon pour la suite de l’aventure, alors ouvre vite la discussion sur ce point. #3 - Une double vision Cash & Compta tu auras ! Sur les bancs de l’école ou lors de tes premières expériences professionnelles, on ne met pas assez en avant la vision Cash. La vision dite “Compta”, à savoir maîtriser les notions de marge et de rentabilité sont sous contrôle alors que la vision dite “Cash” est sous-estimée.Ces deux visions sont nécessaires, complémentaires et non interchangeables. N’oublions pas que les effets de décalage peuvent être significatifs et que rentabilité ne veut pas dire impact cash immédiat et inversement. Pour toi, Financier, ça te semble évident mais tu auras besoin de beaucoup de pédagogie et de patience pour faire comprendre cette différence à ton équipe fondatrice. Vision Compta : Tu te bases sur une compta mise à jour et propre, pour laquelle tu as besoin de ton Expert-comptable ou d’une équipe comptable en interne. Idéalement, tu arrives à mettre en place le plus rapidement possible un système de clôture mensuelle (ou trimestrielle) histoire de ne pas attendre gentiment ton bilan annuel produit en mai de l’année suivante pour piloter, ça n’a aucun sens. Une fois que tu as une vision Compta actualisée, tu peux donc te baser sur cette donnée financière pour construire tes outils de gestion : Reporting P&L avec analyse des principaux centres de coûts et de ton EBITDA, Reporting Bilan avec analyse de ton endettement, de ton poste Clients et Fournisseurs, de ton fameux BFR (Besoin en Fonds de Roulement). En complément et selon ton niveau d’analyse, tu peux bien évidemment compléter avec des analyses orientées Contrôle de gestion qui va mixer de la donnée Compta avec de la donnée Business pour piloter encore plus finement. Vision Cash : Cette fois-ci tu te base sur tes flux de trésorerie et donc tes comptes bancaires. La donnée est plus facilement accessible, soit via tes comptes bancaires soit via tes outils de gestion déjà mis en place. Tu vas pouvoir rapidement catégoriser l’ensemble de tes flux, pour leur apporter une dimension Business et ainsi construire un reporting de Tréso qui analyse le passé, le présent et qui projette le futur. 💡Tips : Une fois que tu auras tes Reportings avec double vision activée, pense très vite futur ! Tu peux vite te retrouver dans une usine à gaz avec des doubles reportings qui ne se basent pas sur les mêmes sources de données et d’hypothèses. Pour la partie projection, essaie donc de bien lier les deux, pour que quand tu travailles sur tes projections de Chiffres d’affaires, l’impact soit automatique sur tes projections d’encaissements, par exemple. #4 - Une roadmap tu définiras ! Regarder en arrière et tirer des constats sur la situation actuelle c’est bien, mais penser futur c’est encore mieux ! Ne l’oublions pas, tu arrives dans un contexte où il faut aller vite et ton rôle premier est d’apporter de la visibilité (et une touche de sérénité idéalement). Il n’y a pas que les Product Managers qui ont le droit à leur roadmap : il faut que toi aussi tu définisses tes chantiers en lien avec les objectifs et les contraintes financières de l’entreprise. Notre job est certes un job de technicien, mais on doit être également de bons gestionnaires de projets. Sans vision, tu ne pourras pas être un bon Business partner. Regarde si l’entreprise a défini des objectifs globaux (coucou les OKRs, notamment un super article de Romain Maltrud à ce sujet) pour venir fixer tes objectifs en fonction. Il faut que tous les objectifs de chaque département de la boîte soient alignés avec les objectifs globaux, alors il en est de même pour toi et ton département DAF. Priorise tes objectifs à court, moyen et long terme sur l’année en cours car dans une startup, ça importe peu ce que tu as prévu de mettre en place dans 36 mois, sauf si on parle opération de financement bien-sûr, cash is (always) king ! Exemple d’objectifs : → Mise en place d’outils de gestion : Reportings mensuels à J+5, Reforecast au trimestre, Budgets par département avec révision au trimestre. → Gestion Financière : optimisation du Cash par du refinancement, de l’optimisation du BFR, de la recherche de subventions. → Développement de ton département DAF : construction d’une équipe si le budget te le permet, mais ça tombe bien c’est toi qui réalise le budget. → Communication optimisée : comment, quand et à qui communiquer tes reportings, comment garder des liens avec tes partenaires financiers. Et enfin, impose toi des KPIs à suivre, car se fixer des objectifs c’est bien mais si tu ne sais pas pourquoi ni comment les mesurer encore ça n’a aucun sens. Prends le temps de définir des KPIs Business & Financiers adaptés à ton entreprise afin de les utiliser pour des décisions stratégiques et de gestion. 💡Tips : Ne sois pas timide et partage rapidement ta roadmap à ton équipe dirigeante ainsi qu’aux équipes internes. Le département DAF est central et une fonction support. Ce n’est donc qu’en invitant à la réflexion que tu pourras identifier les besoins des autres équipes. #5 - Technicien tu seras ! On parle gestion de projets, d’objectifs et de prise de hauteur, mais n’oublions pas que de base notre métier est un métier de technicien et sans une maîtrise solide, nous ne pouvons pas apporter de la valeur ajoutée à l’entreprise. En revanche, le périmètre d’intervention est extrêmement large et du coup le champ des compétences également. Terminé les N+1 à N+12 des cabinets ou grands groupes, tu te retrouves solo et avec personne sur qui s’appuyer. Alors comment faire ? Tu as le droit de ne pas savoir mais tu n’as pas le droit de ne pas apporter de réponse : Je m’explique. Tu vas avoir de nombreuses casquettes et en général tu vas porter toutes les casquettes réglementaires (compta, fiscal, légal, RH…) et tu vas très souvent être sollicité pour une “petite” question. Mais derrière, c’est ta “petite” réponse qui va entraîner ta responsabilité et ta crédibilité. Il faut le plus rapidement possible se documenter pour apporter une réponse argumentée et détaillée. Tu n’as plus de N+1 mais tu as des prestataires : N’hésite pas à considérer tes prestataires comme des partenaires. C’est important de bien s’entourer avec des personnes compétentes et qui te feront gagner en technicité. Choisis bien ton Expert comptable, tes Avocats, tes Banquiers et tes conseillers en tout genre car tu peux considérer que ce seront eux tes nouveaux collègues et que vous allez bosser main dans la main. Ne va pas forcément au moins cher mais choisis le plus compétent. Entoure-toi de pairs : Aujourd’hui les Financiers avec un grand F sont de plus en plus visibles, prennent la parole et se retrouvent dans des communautés. Ça tombe bien, si tu me lis en ce moment, c’est que tu as fait la démarche de rejoindre une communauté de Financiers et c’est excellent pour ta formation continue ! Partage tes expériences et tes doutes, apprends au contact des autres, il n’y a rien de plus enrichissant. La formation sera ton meilleur investissement : Forme-toi et investis en toi. Les offres de formations sont de plus en plus vastes, les dispositifs de financement également, alors profites-en. On évolue dans un contexte professionnel très réglementaire et il faut rester à la page des dernières obligations car c’est ta responsabilité qui est en jeu. 💡 Tips : Point personnel, ne sous-estime surtout pas l’importance de la technicité comptable. En tant que Financiers, on a bien trop souvent tendance à se dire que la compta est gérée par notre Expert-comptable et que c’est un langage différent. Alors oui, c’est bien une LV2 Compta mais crois-moi que sans une bonne maîtrise des bases de la compta, ton niveau de technicité va en prendre un coup. #6 - Te placer au cœur du réacteur tu apprendras ! Le département DAF est un département que tout le monde redoute un peu mais qui est pour autant (vraiment) sollicité. Il est important d’apprendre le plus rapidement possible à endosser la casquette de DAF, mais également de Business Partner et de fonction support. Pour cela il faut se considérer comme au cœur des opérations et donc du réacteur. Comme discuté plus haut, implique l’ensemble des départements dans ta roadmap pour identifier leurs besoins et montrer que tu n’es pas que le gardien des comptes bancaires. Ne fais surtout pas ton budget en chambre mais implique l’ensemble des parties prenantes. Si tu ne le fais pas vivre, ça ne sert à rien. Prends le temps de faire des points réguliers en interne. Intègre-toi le plus rapidement possible dans le Codir, Comex ou tout autre instance de discussion avec un “Co”. Tu dois être au courant de tout, car tout a un impact tôt ou tard sur les finances. Soit proactif et non attentiste. 💡 Tips : Si les instances de discussions type Codir ne viennent pas à toi, sens-toi libre de les mettre en place. Tu en as besoin pour bien faire ton job et personne ne te reprochera de vouloir structurer les échanges. 1h par semaine avec l’ensemble des responsables de département ça ne fait pas de mal, bien au contraire. #7 - De la gymnastique tu feras ! Entraîne-toi à faire le grand écart, tu en auras besoin. Être DAF en startup te demande une certaine maîtrise de la gymnastique (mentale bien-sûr) et de s’intéresser aux concepts de charge mentale et de multitasking. Tu as voulu arriver en startup pour être plus “end zone” et tu vas être servi. Il faut être capable de faire du très micro (comme de l’office, de la facturation) comme du très macro (intervention en Board, exercice budgétaire), pouvoir passer de l’un à l’autre en un rien de temps avec une organisation militaire : Il n’y a pas de “sous-tâches”, tout est important. Tu dois mettre la main à la pâte pour faire de la facturation, du recouvrement, de l’office etc etc… si tu es venu en startup pour ne faire que des slides sur la stratégie à N+3 alors tu t’es trompé d’endroit. Tu dois avoir une organisation militaire et faire vraiment attention au multitasking qui va finir par t’épuiser. Impose-toi des créneaux dans ton agenda avec des temps pour les réunions (par exemple le matin de mon côté), des temps pour du travail sur des sujets de fonds (par exemple l’après-midi de mon côté) et des temps pour le traitement de ta boite mail. Car oui en tant que DAF, tu deviens également un copywriter. Considère que tu vas être le point de contact pour beaucoup de demandes (compta, note de frais, RH, factures, budget, office, divers…). Donc soit tu es ok pour avoir un outil de discussion utilisé en interne qui va exploser, comme Slack, soit tu mets en place les bons process de communication. Par exemple, pour l’ensemble des sujets qui concernent de la facturation tu peux mettre en place une adresse mail type billing@xyz.com et traiter tes mails deux fois dans la journée. Idem pour les sujets RH avec RH@xyz.com, bref tu comprends la logique. 💡 Tips : On parle beaucoup d’organisation mais si tu ne la communiques pas ça ne sert pas à grand-chose. Alors ne tombe pas dans le stéréotype de faire un User guide sur Notion et communique ton organisation à toutes les parties prenantes pour la faire respecter. #8 - Fainéant tu seras ! Tout repose sur la technicité, sur l’organisation mais aussi sur l’optimisation. Tu vas devoir tout faire pour optimiser ton temps, tes process, ta production et tes échanges pour être le plus efficace possible. Tu dois te libérer du temps pour prendre de la hauteur, être un bon Business partner et arrêter les 70 heures par semaine. Le temps de production de tes reportings sera ta première priorité : il faut rapidement mettre en place la bonne stack technique adaptée à ton organisation et à ton business. Essaie d’avoir une vue sur ta compta en temps réel grâce à la mise en place d’un outil de gestion et connecte le à un outil de Reporting / Data visualisation. Considère que tout le temps que tu ne passes pas sur la production sera dédié à l’analyse et c’est bien là que se trouve ta valeur ajoutée. Automatise, automatise, automatise : Ça fait écho avec ce qu’on vient de se dire mais à chaque tâche et process demande-toi si une automatisation est possible. Tu auras bien souvent le réflexe de te dire que tu n’as pas le temps pour ça, mais crois-moi, il vaut mieux prendre du temps une fois pour la mise en place que perdre du temps tous les mois pour effectuer des actions manuelles (et qui sont souvent sources d’erreurs). Délègue le plus possible : Nous les Financiers, on aime bien avoir la main et le contrôle. Dans un premier temps de construction c’est normal mais dans un second temps de day-to-day, non. Donc si ton budget te le permet, entoure-toi d’une équipe et délègue le plus possible. Aucun syndrome de l’imposteur et c’est dans l’intérêt de l’entreprise. 💡 Tips : Inspire-toi des meilleurs. N’hésite pas à solliciter des échanges avec des pairs qui ont monté des départements DAF avec une équipe et une stack technique derrière. Leurs retours d’expériences sont précieux. #9 - Le A de DAF tu ne sous estimeras pas ! Directeur ADMINISTRATIF et Financier. Je préfère insister sur le A de Admin qui occupera une part significative de ton temps. Tu es là pour avoir une vue 360 degrés et un périmètre très large. Trois lettres pour un seul métier et je pense qu’on pourrait en rajouter d’autres comme le R de RH, le L de Légal et le B de Business partner : Le RH c’est passionnant : Tu auras la possibilité de prendre la casquette de DRH dans un premier temps et je ne peux que t’y encourager. Alors oui, tu sors de ta zone de confort avec des nouveaux sujets et des discussions compliquées mais ça ne peut être qu’un atout considérable pour la suite de ta carrière. Un casquette Juridique également : On ne te demandera pas d’être juriste ou avocat mais il faut savoir gérer des projets juridiques. Il faut être moteur sur la mise en conformité RGPD, sur l’audit Social, sur les sujets de fiscalité notamment. Profites-en pour t’entourer d’un cabinet d’avocats qui pourra te faire monter en compétences. On ne néglige pas l’Admin : L’admin avec la partie facturation, recouvrement et administratif en tout genre sera présent dans ton quotidien. 💡 Tips : J’insiste sur le côté RH. Si tu as la possibilité de le prendre dans ton périmètre alors fonce et ne te pose pas de question. Tu recruteras par la suite quelqu’un pour t’aider mais ça te rajoutera une très belle corde à ton arc. #10 - Prendre la parole tu feras ! Aujourd’hui un (bon) DAF doit être un (bon) communicant. Il est terminé le temps du DAF isolé, derrière ses tableaux Excel et qui n’ose pas prendre la parole. Être DAF, c’est produire des chiffres et surtout raconter une histoire avec ces chiffres. J’ai tendance à dire que le DAF d’aujourd’hui c’est un peu le VRP de la Finance : On arrête avec le syndrome de l’imposteur : Qui mieux que toi pour parler des chiffres et de l’histoire qu’ils racontent pour permettre à toutes les parties prenantes de mieux connaître l’entreprise ainsi que ses enjeux et problématiques ? Il faut trouver le bon format et les bonnes instances de discussions : Communiquer sur les chiffres est un exercice périlleux car il ne doit être ni anxiogène ni trop technique. Attention donc à bien adapter sa communication en fonction de l’audience (Codir, investisseurs ou ensemble des salariés). Par exemple : un format plus light en interne et plus technique pour les investisseurs. De la pédagogie avant tout : Il n’y a pas de formule magique, il faut prendre le temps. Répéter et répéter pour que les notions techniques soient comprises par notre audience. Notre audience n’est pas experte sur notre thématique, on simplifie, on vulgarise et on fait preuve de pédagogie. 💡 Tips : J’ai testé l’ensemble des formats. Mon apprentissage est qu’il est vraiment difficile de faire une seule et même communication qui sera adaptée pour l’ensemble des parties prenantes. Alors, je décline les formats selon les audiences et j’y passe beaucoup de temps. Mais je me suis rendu compte que ma valeur ajoutée est bien plus importante par ici que dans la mise à jour de reportings. Tu l’auras compris le métier de DAF est un métier passionnant et qui prend une dimension tout autre dans l’univers Startup. Je ne prendrai pas position à savoir si cette dimension est plus intéressante que dans d’autres environnements professionnels plus classiques (même si j’ai ma petite idée, bien que biaisée).Et de ton côté, as-tu déjà testé ce modèle ? Quelles pratiques ont été les plus efficaces dans ta startup ? N’hésite surtout pas à apporter de la valeur en commentaires et au plaisir d’en discuter. À toute !

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